Fișa de ocupare a capacității de cazare (OPANAF 381/2026)

Din 2026, prin OPANAF 381/2026, vechea „Fișă a capacității de cazare” (OPANAF 398/2021) a fost înlocuită cu fișa de ocupare a capacității de cazare — un formular extins, pe care mulți proprietari îl confundă cu fișa de cazare obișnuită. Este un document fiscal, ținut per cameră și pe an, diferit de fișa completată la sosirea fiecărui turist. Mai jos explicăm, pe înțelesul proprietarilor, ce presupune, pe cine se aplică și cum eviți confuzia dintre cele două documente.

Ce este fișa de ocupare

Fișa de ocupare a capacității de cazare este un document de evidență fiscală, introdus prin OPANAF 381/2026 (publicat în Monitorul Oficial nr. 250 din 31 martie 2026). Fișa se ține pentru fiecare cameră pusă la dispoziție pentru cazare și consemnează, pe parcursul unui an calendaristic, cine a ocupat camera — nume și prenume, CNP sau, în lipsa lui, seria și numărul actului de identitate — și perioada de ocupare a fiecărei persoane.

Ordinul din 2026 înlocuiește OPANAF 398/2021. Practic, cadrul de raportare a fost actualizat, iar proprietarii care lucrau după vechea procedură trebuie să se alinieze la noile prevederi. Documentul se ține per cameră și pe an, ceea ce înseamnă că evidența trebuie organizată la nivel de unitate individuală de cazare, nu global pe întreaga proprietate.

Fișa de ocupare vs. fișa de cazare — nu le confunda

Este cea mai frecventă sursă de confuzie, așa că merită clarificată din start. Vorbim despre două documente diferite, cu scopuri diferite:

• Fișa de cazare (fișa de anunțare a sosirii turiștilor, HG 237/2001) — se completează per rezervare/turist, la sosire, pentru evidența persoanelor cazate. Este documentul clasic de recepție, obligatoriu pentru fiecare oaspete.
• Fișa de ocupare a capacității de cazare (OPANAF 381/2026) — este un document fiscal, ținut per cameră și pe an, care reflectă ocuparea capacității. Consemnează datele de identificare ale persoanelor care au ocupat camera și perioada de ocupare — dar în scop fiscal, pentru stabilirea venitului, nu ca document de recepție.

Pe scurt: fișa de cazare răspunde la întrebarea „cine a stat la mine?”, iar fișa de ocupare la „cât de ocupată a fost fiecare cameră în cursul anului?”. Ambele pot fi cerute, dar nu se substituie una alteia.

Pe cine se aplică

Din modul în care este construit ordinul, obligația privind fișa de ocupare vizează în special două situații:

• Persoanele fizice care închiriază 1-7 camere în locuințe aflate în proprietate personală — regimul tipic al gazdei care oferă câteva camere spre cazare.
• Activitățile independente de cazare sau situațiile cu peste 7 camere — unde discutăm despre o activitate desfășurată în forme organizate (de exemplu PFA sau societate).

Încadrarea concretă depinde de forma ta de organizare și de numărul de camere puse la dispoziție. Dacă ești la limita dintre regimul persoanei fizice și cel al unei activități independente, verifică situația cu un contabil înainte de a alege modul de raportare.

Ce ai de făcut

Chiar dacă documentul este ținut de tine (sau de contabilul tău), pregătirea începe de la evidența ordonată a activității. Concret:

• Identifică fiecare cameră ca unitate distinctă de cazare — fișa se ține per cameră.
• Ține o evidență clară a nopților ocupate și a perioadelor de disponibilitate, cameră cu cameră.
• Verifică dacă folosești în continuare formularistica din OPANAF 398/2021 și înlocuiește-o cu cea aliniată la OPANAF 381/2026.
• Corelează datele de ocupare cu veniturile declarate — fișa de ocupare este parte din evidența fiscală.
• Consultă un contabil pentru completarea corectă a documentului — fișa se păstrează de contribuabil și se prezintă organului fiscal la cerere, nu se depune la ANAF.

Termene

OPANAF 381/2026 a fost publicat în Monitorul Oficial nr. 250 din 31 martie 2026 și înlocuiește ordinul anterior din 2021. Fișa de ocupare fiind un document ținut pe an calendaristic, este important ca evidența să fie completă și la zi pentru perioada de raportare. Termenele exacte de completare țin de procedura fiscală aplicabilă formei tale de organizare — fișa se păstrează de contribuabil, nu se depune la ANAF — confirmă-le cu un contabil sau din sursele oficiale ANAF, întrucât pot diferi în funcție de situație.

Sancțiuni

Fișa de ocupare face parte din evidența fiscală a activității de cazare. Neîntocmirea sau întocmirea incorectă a documentelor de evidență poate atrage răspundere în cadrul controalelor fiscale. Cuantumul concret și tipul sancțiunii depind de situație și de normele aplicabile la momentul controlului, motiv pentru care este de evitat estimarea unei sume fixe. Recomandarea practică: ține evidența corect și complet, iar dacă ai neclarități, clarifică-le preventiv cu un specialist, nu după un control.

Cum te ajută Hermis

Fii atent la o distincție importantă: Hermis nu generează fișa de ocupare a capacității de cazare din OPANAF 381/2026. Acela este un document fiscal, pe care îl completezi tu sau contabilul tău. Ce face Hermis este să automatizeze partea operațională a cazării și să îți țină datele ordonate, astfel încât evidența fiscală să fie mai ușor de întocmit:

• Self check-in — generează automat fișa de cazare a turiștilor (HG 237/2001) prin scanarea buletinului la sosire; acesta este documentul de evidență a oaspeților, nu fișa de ocupare.
• PMS — centralizează rezervările și ocuparea cameră cu cameră, așa că ai la îndemână nopțile vândute și gradul de ocupare pe fiecare unitate.
• e-Factura ANAF — facturare electronică pentru operatorii cu această obligație (PFA și SRL).

Cu alte cuvinte, Hermis nu înlocuiește contabilul, dar reduce munca administrativă și îți oferă datele de ocupare de care ai nevoie când completezi evidențele.

Întrebări frecvente

Surse oficiale

• OPANAF nr. 381/2026 — Portal Legislativ
• OPANAF nr. 398/2021 (abrogat, formularul anterior) — Portal Legislativ

Informațiile sunt orientative și nu constituie consultanță fiscală sau juridică individuală. Actele normative pot fi modificate; verifică sursele oficiale și consultă un specialist. Ultima verificare a informațiilor: 31 august 2026.