Self check-in hotel — check-in online digital
Self check-in hotel înseamnă că oaspetele precompletează singur datele de check-in online, înainte de sosire, de pe telefon. Primește un link prin WhatsApp sau email, scanează buletinul cu AI și completează fișa de cazare digital — iar la sosire predă actul și finalizează check-in-ul la recepție, rapid. Hermis are self check-in integrat nativ în PMS.
Cum funcționează self check-in-ul în Hermis
- 1. Link automat — la confirmarea rezervării, oaspetele primește un link unic de check-in prin WhatsApp sau email, cu 24-48 de ore înainte de sosire.
- 2. Scanare buletin cu AI — oaspetele fotografiază actul de identitate; AI-ul extrage automat datele (nume, CNP, serie, adresă) în câteva secunde.
- 3. Fișa de cazare digitală — datele precompletate intră în fișa de cazare, pe care oaspetele o poate semna electronic pe ecran.
- 4. Finalizare la sosire — primești notificare când precompletarea e gata; la sosire datele sunt deja pregătite, iar predarea cheii la recepție e rapidă.
Scanare buletin cu AI, optimizată pentru actele RO
Scanarea folosește un model OCR specializat pe actele de identitate românești (buletin, pasaport, permis). Oaspetele face o fotografie, iar datele se completează automat în fișa de cazare, fără transcriere manuală. Funcționează pe telefon, tabletă sau scanner USB la recepție. Pentru proprietarii de apartamente în regim hotelier, datele de check-in pot fi precompletate de la distanță, cu acces prin cutii cu cheie sau lacăte inteligente.
Fișa de cazare digitală
Fișa de cazare este cerută de legislația română privind evidența turiștilor (HG 237/2001) pentru fiecare oaspete cazat. În Hermis, fișa se precompletează automat după scanarea buletinului și poate fi semnată digital — mult mai rapid decât pe hârtie, fără transcriere manuală și cu căutare rapidă la un eventual control. Verificarea finală a actului rămâne în sarcina recepției, conform regulilor în vigoare. Datele sunt stocate criptat în UE, conform GDPR.
Pentru cine e util self check-in-ul
- Apartamente în regim hotelier — oaspeți remoti, acces prin cutie cu cheie sau lacăt inteligent.
- Pensiuni cu personal redus — familia nu poate sta non-stop la recepție pentru check-in.
- Hoteluri cu sosiri târzii sau în afara programului recepției.
Module conexe
- Sistem hotelier (PMS) — check-in-ul se sincronizează instant în calendarul de rezervări.
- Booking Engine — rezervări directe care declanșează automat fluxul de self check-in.
- e-Factura ANAF — factură conformă emisă direct din aceeași platformă.
Intrebari frecvente
Ce este self check-in digital?
Self check-in digital este procesul prin care oaspetele își precompletează singur datele de check-in, fie înainte de sosire (online, de pe telefon), fie la recepție pe un kiosk/tabletă — reducând așteptarea și erorile de transcriere. Procesul tipic: oaspetele primește un link prin email cu 24-48 de ore înainte, scanează buletinul cu telefonul, completează fișa de cazare digital și primește confirmarea. La sosire predă actul și finalizează check-in-ul la recepție. Hermis are self check-in integrat cu scanare AI a buletinului și pre-completarea fișei de cazare cerută de legislația RO.
Cum scanez buletinul cu AI în PMS?
Scanarea AI folosește un model OCR specializat pe acte de identitate românești (buletin, pasaport, permis). Procesul: (1) Oaspetele face o fotografie a buletinului din aplicație sau din link-ul de check-in. (2) Modelul AI extrage automat numele, CNP, seria, data nașterii, adresa, expirarea. (3) Datele se completează în fișa de cazare în câteva secunde. (4) Recepționerul validează și salvează. Acuratețea pe buletinele românești noi (cu zona MRZ) este ridicată. Hermis folosește un AI optimizat pentru documentele RO, integrat nativ în modulul de check-in. Scanarea funcționează pe telefon, tabletă sau scanner USB la recepție.
Este legală scanarea AI a actelor de identitate?
Da. În România, hotelierul este obligat prin legislația privind evidența turiștilor (HG 237/2001) să identifice și să înregistreze fiecare oaspete cazat (verifică detaliile actuale cu contabilul/avocatul tău). Temeiul legal al prelucrării acestor date este obligația legală a hotelierului (GDPR art. 6(1)(c)), NU consimțământul — consimțământul rămâne necesar doar pentru scopuri opționale, precum comunicările de marketing. Scanarea AI accelerează procesul fără a schimba obligația legală sau cerința verificării actului la recepție. Condiții GDPR aplicabile: stocare securizată (criptare la nivel de DB), acces doar pentru personalul autorizat și ștergere după termenul legal de păstrare. Hermis respectă GDPR — datele finale (text extras din document) sunt stocate criptate în UE; detaliile tehnice complete despre fluxul de procesare AI sunt disponibile la cerere pentru audit B2B.
Cum trimit oaspeților link de check-in înainte de sosire?
Procesul tipic în Hermis: (1) La confirmarea rezervării, sistemul generează un link unic de check-in cu token securizat. (2) Link-ul se trimite automat prin email cu 24-48 de ore înainte de sosire (timing configurabil). (3) Oaspetele deschide link-ul pe telefon, completează datele lipsă, scanează buletinul cu camera, completează fișa de cazare. (4) Datele se sincronizează în PMS instant. (5) Recepția primește notificare când precompletarea este finalizată. Email-ul este personalizat cu numele hotelului, datele rezervării și instrucțiuni pentru sosire (cod parcare, ora intrării etc.). Modulul este inclus în toate planurile Hermis.
Ce este o fișă de cazare digitală?
Fișa de cazare este documentul cerut de legislația română privind evidența turiștilor (HG 237/2001) pentru fiecare oaspete cazat în unități de cazare. Conține: numele complet, datele actului de identitate, data nașterii, adresa, perioada cazării, numărul camerei și semnătura. În format digital, fișa este precompletată electronic în PMS după scanarea buletinului și stocată securizat în baza de date. Avantaje față de varianta pe hârtie: completare mult mai rapidă, fără transcriere manuală, căutare rapidă la control și raportare mai ușoară. Hermis precompletează fișa de cazare automat după scanarea AI a buletinului, iar verificarea finală rămâne în sarcina recepției conform regulilor în vigoare.